Front Desk/Менаџер задолжен за прием и комуникација со клиенти и посетители, прием, евиденција и распределба на документи. Организација на приемниот простор и координација на основните административни активности во канцеларијата

Клучни одговорности

Управување со клиенти и посетители

• Дочекување, евидентирање и насочување на клиенти и посетители, во согласност со воспоставените процедури.
• Одржување уреден и функционален приемен простор и обезбедување основна организација на документацијата и дневните активности.
• Координирање на резервации за простории за состаноци и асистенција при подготовка на просторот за состаноци.
• Ракување со влезни и излезни пратки и курирски услуги.
• Дејствување како посредник помеѓу посетителите и  вработените.

Документација и управување со архиви

• Прием, дигитализација, безбедно чување и архивирање на правна и административна документација.
• Поддршка на административни активности, вклучително и подготовка на документи, архивирање и водење евиденција.
• Организација и одржување на физички и дигитални архиви со лесна достапност и усогласеност со процедурите.
• Прием и споделување документи со релевантни оддели и адвокати.
• Строго почитување на доверливост при ракување со чувствителна документација.
• Дополнителна административна поддршка за раководството и другите оддели по потреба

 Канцелариски операции

• Надзор на дневното функционирање на рецепцијата и предниот дел на канцеларијата.
• Следење, нарачување и управување со канцелариски материјали и опрема.
• Координација со добавувачи, сервисни компании, курир.

 Административна поддршка

• Подготовка на фактури и останти документи за достава по пошта.
• Уредно примање на документи, соортирање и чување согласно правилата на канцеларијата
• Асистенција на адвокатите при подготовка, скенирање, копирање и организација на документи.

 Квалификации и профил на кандидат:

•  Завршено високо образование – правен факултет како предност. 

• Претходно работно искуство на слична позиција ќе се смета за предност. 

• Одлични комуникациски и меѓучовечки вештини. 

• Високо ниво на професионалност, организираност и одговорност. 

• Познавање на MS Office пакетот. 

• Познавање на англиски јазик, албански и тусрки ќе се смета за предност. 

• Внимание на детали и способност за повеќекратни задачи. 

• Исклучителни комуникациски способности – јасно и љубезно изразување. 

• Доверливост и интегритет – способност за работа со високо чувствителни информации. 

• Смиреност под притисок – справување со барања/ обврски во итни ситуации на професионален  начин. 

• Приоритизација – управување со голем обем на задачи со прецизност. 

• Висока емоционална интелигенција – адаптирање на стилот на комуникација во различни ситуации. 

• Тимска соработка – поддршка и координација со адвокати и административен персонал. 

• Професионален изглед, самодоверба и однесување.  

• Позитивен пристап кон работата и клиентити/соработници/колеги 

Доколку сметате дека го имате потребното искуство и сте заинтересирани за оваа можност, Ве молиме испратете ја вашата биографија (CV) на следната е-адреса: office@zeqiri.mk